Menu

Обсуждение мероприятий – Общественное обсуждение мероприятий и программ по БДД – Новости, объявления, события

10 советов по организации успешного мероприятия

Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.

Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

1. Определите цели и формат.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.

2. Уделите внимание планированию.

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.

4. Дьявол в деталях.

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».

6. Распределяйте зоны ответственности.

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису.

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь.

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

---

Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.

www.culturepartnership.eu

Общественное обсуждение мероприятий и программ — Главная — Официальный сайт Городского округа Верх-Нейвинский

Предложения (замечания) по планируемым изменениям в программу и мероприятиям направляются на адрес электронной почты: [email protected]в течении 30 календарных дней со дня размещения планируемых изменений на официальном сайте Администрации городского округа Верх-Нейвинский или по почте на адрес: 624170, Свержловская область, Невьянский р-он, пгт Верх-Нейвинский, пл. Революции, 3. Лицо, желающее направить свои предложения (замечания) по планируемым изменениям должны указать свои: фамилию, имя, отчество, контактные телефоны и адрес электронной почты.

 

     
  Наименование Ответственный исполнитель e-mail НПА
 1  Проект постановления администрации городского округа Верх-Нейвинский "Об утверждении проекта организации дорожного движения на территории городского округа Верх-Нейвинский по улице площадь Революции"  Щекалев Н. Н.[email protected]  проект
218.07.2018-16.08.2018 Проект Муниципальной программы городского округа Верх-Нейвинский "Противодействие коррупции в городском округе Верх-Нейвинский на 2018-2020 годы" 

Близнюк И.В.

 

 

 

[email protected]

проект

 

Порядок и Программа 

 

Итоговый протокол

314.12.2018-28.12.2018

Проект

О внесении изменений в муниципальную программу "Развитие культуры, искусства и средств массовой информации в городском округе Верх-Нейвинский на 2016-2020 годы", утвержденную постановлением администрации городского округа Верх-Нейвинский от 30.12.2015 № 635а

Близнюк И.В. [email protected] проект
 4

18.12.2018-

16.01.2019

Проект

Об утверждении Плана мероприятий по противодействию коррупции в городском округе Верх-Нейвинский на 2019-2020 годы

Близнюк И.В. [email protected]

проект

 

Порядок

и

 

Программа 

Итоговый протокол

 

vneyvinsk.midural.ru

Мероприятия по подготовке к обсуждению итогов проекта

Мероприятия по подготовке к обсуждению итогов проекта

Обсуждение итогов проекта — это собрание, на котором проводится обзор выполненных работ и оценка полученных результатов. На нем следует также отметить достижения, проанализировать ошибки и выработать меры по их дальнейшему исключению из практики (подробно об этом — в главе 15).

Готовиться к подведению итогов рекомендую с самого начала проекта.

• Поставьте всех в известность, что после завершения запланировано обсуждение итогов проекта.

• Призывайте участников записывать возникающие проблемы, идеи и предложения.

• Установите критерии, по которым будет оцениваться успешность выполнения проекта.

• Если задача проекта — изменить или улучшить существующее положение, опишите подробно исходную ситуацию, чтобы потом было с чем сравнить.

Ведите журнал проекта (последовательная запись исходных данных и событий), посоветуйте это и другим участникам. Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

В Красноярске прошло обсуждение мероприятий к 120-летию Красноярского краевого отделения ИППО

22 сентября 2017 года в Архиерейском доме города Красноярска при участии митрополита Красноярского и Ачинского Пантелеимона состоялось совместное заседание Совета и Попечительского совета Красноярского регионального отделения ИППО. Основным вопросом было обсуждение мероприятий по подготовке к празднованию 120-летия Отделения.

На основании решения Совета ИППО о принятии новых членов в Общество, председатель Попечительского совета Красноярского регионального отделения ИППО митрополит Пантелеимон совместно с председателем Красноярского регионального отделения ИППО Сергеем Гонюховым вручили членские билеты и знаки Императорского Православного Палестинского Общества.

Пополнили ряды Общества:

 – председатель Совета Красноярской региональной общественной организации, Общероссийской общественной организации «Всероссийское общество спасания на водах» Андрей Мельников,

– известный меценат в Красноярском крае, предприниматель Владислав Суслов,

– настоятель Михаило-Архангельского собора митрофорный протоиерей Анатолий (Кизюн).

 

При обсуждении плана мероприятий по подготовке к празднованию 120-летия основания Красноярского краевого отделения председатель Красноярского регионального отделения ИППО Сергей Гонюхов напомнил собравшимся, что Региональное отделение ИППО в Красноярском крае является правопреемником Енисейского отдела ИППО (дата образования – 1898 год) и на сегодняшний день насчитывает 40 действительных членов – заслуженных и уважаемых граждан Красноярского края.

Также Сергей Олегович доложил членам Совета, что согласно плану мероприятий предусмотрено произвести посадку аллеи из 120 деревьев. Данное мероприятие согласовано и поддержано администрацией города Красноярска, выделен участок в парке имени 400-летия Красноярска, напротив храма Александра Невского. Сергей Олегович высказал надежду, что заложит данную аллею Председатель ИППО Сергей Степашин.

Поступило также предложение попросить принять участие в закладке аллеи и таких знаковых людей для Красноярского края, как полномочный представитель Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе Сергей Меняйло, губернатор Красноярского края Виктор Толоконский, председатель Законодательного собрания Красноярского края Александр Усс, мэр города Красноярска Эдхам Акбулатов и других почётных жителей Красноярского края.

Члены Совета поручили Сергею Гонюхову подготовить соответствующие письма и на следующее заседание представить список приглашённых. 

Затем выступил член ИППО Олег Чудинов, который рассказал собравшимся о готовившейся силами Общества совместно с Общероссийской общественной организацией «Офицеры России» и Военным дворянством России выставке «Путь Солдата», посвящённой истории побед русского оружия и приуроченной к 19 декабря – дню памяти святителя Николая Чудотворца.

Членами Совета было высказано предложение о приглашении на открытие выставки полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе Сергея Меняйло, который является не только видным политическим деятелем, но и крупным морским военачальником, а святитель Николай Чудотворец является покровителем моряков.

Заслушав ещё ряд выступлений и приняв соответствующие решения, Совет Красноярского регионального отделения ИППО закончил свою работу.

www.ippo.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *